Die meisten Branchen investieren zunehmend in virtuelle Datenräume, da sie über die besten und vorzüglichsten Funktionen verfügen.
In diesem aufschlussreichen Blogbeitrag werden wir einige der wichtigsten Funktionen von VDRs beleuchten. So können Sie eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl des besten VDRs treffen.
Merkmal Nr. 1 – Einfach Zu Bedienende Schnittstelle
Klar, das klingt gut! Doch viele Anbieter von virtuellen Datenräumen konzipieren ihre Software mit Funktionen, die Sie nicht benötigen, und komplizierten Prozessen. Deshalb ist es wichtig, eine Demo des virtuellen Datenraums anzufordern, bevor Sie in ihn investieren.
Ein gut gestalteter Virtual Data Room, der von den bekanntesten Marken angeboten wird, verfügt über eine einfach zu bedienende Schnittstelle. So können Sie und die Fachleute Ihres Unternehmens dieses erstaunliche Instrument leichter und ohne Fehler oder potenzielle Gefahren nutzen.
Merkmal #2 – Unterstützende Einrichtung Funktion
Als Geschäftsmann können Sie das Beste aus Ihrem VDR herausholen. Sie können auch sicherstellen, dass jeder in Ihrem Unternehmen alles versteht, wie es funktioniert und welche Vorteile es bietet. Achten Sie also darauf, einen Anbieter zu finden, der Sie beim Einrichten und Hochladen von Geschäftsdokumenten unterstützt.
Diese Unterstützung beschränkt sich nicht nur auf die Einrichtung des Systems. Unternehmen verlassen sich auf Komplettlösungen, zu denen auch ein rund um die Uhr verfügbares Support-Team gehört, das alle Fragen Ihres Teams jederzeit beantworten kann. Mit Ihrer Hilfe können Sie Ihren Unternehmens-VDR einrichten und Ihren Geschäftsbetrieb fortsetzen.
Merkmal #3 – Ultimative Sicherheit
Wenn es um geschäftliche Transaktionen geht, sollten Sie immer nach einem VDR suchen, der die sichere und erfolgreiche gemeinsame Nutzung sensibler oder vertraulicher Daten garantiert. Achten Sie immer auf den sichersten VDR für Ihre Geschäftstransaktionen und andere Vorgänge, damit kein Risiko von Datenverlust, Diebstahl oder Hackerangriffen besteht.
Überprüfen Sie außerdem, ob der von Ihnen gewünschte VDR-Anbieter über Zertifizierungen nach ISO 27001, SSAE 16 und ISAE 3402 verfügt oder nicht. Tun Sie dies, denn diese Zertifizierungen sind ein wirksamer Maßstab, der höhere Datensicherheit Standards gewährleistet.
Merkmal Nr. 4 – Sie Müssen Kontrollieren Können, Wer Was Sieht
Ein effizienter VDR ermöglicht es Ihnen, den Zugriff zu kontrollieren und den Überblick darüber zu behalten, wer welches Dokument sieht, unabhängig von der Größe des Dokuments.
Dabei kann es sich um einen großen Ordner mit Dateien/Dokumenten oder um eine einzelne Datei in einem großen Ordner handeln. Bevor Sie in einen VDR investieren, sollten Sie sich vergewissern, dass der Zugriff auf diese Dokumente oder Dateien eingeschränkt ist.
Die kompetenten VDR-Anbieter bieten Ihnen die Möglichkeit, zu sehen, was andere Personen in Ihrem VDR getan haben und noch tun, und gewährleisten so Datensicherheit und Schutz. Suchen Sie nach dem besten Anbieter für Ihr Unternehmen, der Wasserzeichen auf den Dokumenten anbringt oder einschränkt, wer sie drucken darf.
Merkmal Nr. 5 – Kein Datenverlust
Manchmal versagt die Technik. Das gilt auch für VDRs; ihre Server können ebenfalls ausfallen. Die bekannten VDR-Anbieter müssen über einen zweiten Server verfügen, mit dem sich dieses große Problem umgehen lässt.
Wenn Sie sich für den besten VDR für Ihr Unternehmen entscheiden, achten Sie darauf, dass der zweite Server kontinuierlich Daten repliziert. Auf diese Weise kann er automatisch aktiviert und aktualisiert werden, falls der erste Server ausfällt. Daher ist es nicht falsch zu sagen, dass Sie niemals Daten verlieren werden.
