Der 2019 erfolgte Aufruf des Europäischen Gerichtshofes an seine Mitglieder, ein verpflichtendes System der Arbeitszeiterfassung in ihren Ländern einzuführen, ist in Deutschland umgesetzt worden. Im Rahmen der Arbeitskultur in der gegenwärtigen Epoche der Industrie 4.0 kann die Erfüllung dieser Anforderung nur digital sein. Zahlreiche Anbieter für Softwarelösungen stehen bereit, um die Implementierung in die Wege zu leiten. Viele Programme gehen weit über die Einhaltung der Compliance hinaus und bieten Funktionen mit weiterem Mehrwert für einen reibungslosen Workflow.
Zuschneidung des Komplexitätsgrads der Softwarelösung nach Bedarf
Das Niveau der Zeiterfassung kann variieren, und die Wahl der Methode für die Arbeitszeiterfassung hängt stark von der Größe des Betriebs, dem verfügbaren Budget und den eigenen Ansprüchen ab. So haben Unternehmer die Wahl, ob sie sich für eine einfache digitale Zeiterfassung – zum Beispiel mit Dienstplan oder Stempeluhr-App – entscheiden oder eine komplexe Softwarelösung verwenden, deren Einsatz weit über die Zeiterfassung hinausreicht und Geschäftsprozesse abdeckt. Mit einer Kosten-Nutzen-Analyse können Unternehmer den Bedarf klären und sich für eine passgenaue Lösung entscheiden.
Gründe für die Pflicht zur Zeiterfassung
Die Anforderungen der EU an die Systeme für Arbeitszeiterfassung sind eindeutig. Sie haben verlässlich, objektiv und zugänglich zu sein. Mit dem Gesetz möchte die EU Arbeitnehmer schützen, indem sie ihnen garantiert, dass ihre tatsächlich erbrachte Arbeitszeit auf die Minute genau abgerechnet wird.
Ein weiterer Grund für das Gesetz besteht darin, zu verhindern, dass Arbeitnehmer überlastet werden. So beugt ein verlässliches digitales System für Arbeitszeiterfassung dem Missstand vor, dass Beschäftigte mehr arbeiten, als nach dem im jeweiligen EU-Mitgliedsland gültigen Arbeitsschutzgesetz erlaubt ist. Weitere Gründe sind die Bekämpfung von Schwarzarbeit und ein besserer Gesundheitsschutz für Arbeitnehmer.
Anforderungen an ein gutes Programm für Arbeitszeiterfassung
Unternehmer, die nach einer geeigneten Softwarelösung für die Zeiterfassung in ihrem Betrieb achten, sollten vor allem die folgenden Kriterien beachten.
Echtzeitverfolgung von Schichten
Automatisierte Prozesse, wie sie entstehen, wenn Beschäftigte sich für die Schicht mit digitalen Methoden an- und abmelden und zusätzlich die Möglichkeit dazu haben, sich für zukünftige Schichten einzutragen, erleichtern die Abläufe. Unternehmer profitieren besonders, wenn diese Leistungen mit der automatischen Erstellung von Schichtplänen verbunden sind, in denen sie den Soll- und Istzustand der einzelnen Schichten miteinander vergleichen können. So können Unternehmer bei Fehlzeiten von Arbeitnehmern rechtzeitig gegensteuern, um eine ausreichende Auslastung in den Schichten zu gewährleisten.
Rücksicht auf unterschiedliche Arbeitszeitmodelle
Die Arbeitswelt ist in der Arbeitswelt der Industrie 4.0 differenziert geworden. Schichtpläne von 8 Uhr bis 16:30 Uhr sind nicht mehr alternativlos. Gute Softwarelösungen für Zeiterfassung berücksichtigen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Teilzeit, Arbeitszeitkonten, Jahresarbeitszeit, Arbeit auf Abruf und vieles mehr. Nur so kann jedem Beschäftigten mit dem Programm gerecht werden.
Selbstmanagement der Arbeitnehmer
Eine gute Software für Arbeitszeitüberwachung bietet Beschäftigten viele Möglichkeiten der Selbststeuerung. Dies verbindet den Vorteil der Entlastung der Personalabteilung mit dem Vorteil des Zugewinns an Eigenverantwortlichkeit, was wiederum den Status der Beschäftigten stärkt.
Arbeitnehmer sollten die Möglichkeit haben, ihre Einstellungen auch abseits des Betriebs verwalten können. Mobile Apps sind eine Option, was zugleich den Trend von BYOC unterstützt. Im Idealfall können Beschäftigte mit der Software Urlaubsanträge stellen und sich krankmelden. Die Möglichkeit des Tauschs von Schichten kann bei der Zuordnung für die Schichten helfen, wenn Beschäftigte ihre Wünsche mit den Bedürfnissen ihres Unternehmens in Beziehung bringen können.
Benutzerfreundlichkeit sorgt für zufriedene Gesichter
Die Software sollte benutzerfreundlich sein, damit alle Mitglieder, auch bei geringer Affinität zur modernen Technik, die Software ohne eine längere Einarbeitungszeit schnell und sicher bedienen können. Bei diesem Anliegen unterstützen eine logische Ordnung, die Konzentration auf das Wesentliche und eine intuitive Navigation. Grundsätzlich sollten Beschäftigte die Funktionen, die sie benötigen, schnell finden können und in nur wenigen Zwischenschritten zu ihnen gelangen.
